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公关活动公司的OA系统

时间:2021-09-02 13:45:03       来源:壹点网
随着疫情的常态化,线下活动和会展的举办面临更多的不确定,作为承办方公关活动和会展公司也都被迫展开各种措施,“裁员”“转型线上”甚至“关门”的声音比比皆是。如何在人员减少、灵活办公等条件下保持公司业务正常的高效运转?

目前50%的企业内部协同还停留在微信/钉钉+邮件+excel的模式。20%左右的企业目前在使用各类免费的管理软件,拼凑运用来解决公司的管理需求。20%左右的企业已经或正在为公司的管理系统投入专门的预算经费。10%左右的公关企业每年有固定的信息化系统建设费用投入,并且配备专职的IT管理人员。

从信息化建设来讲,我们先给企业软件做个大分类。一种叫工具类软件(例如签到、短信、wifi、招展或者是公司财务部门用的用友金蝶的做账财务软件等等),一种叫协作类软件(OA、微信、钉钉,解决及时沟通和流程审批)。一种叫管理类软件(客户、项目、采购、合同、预算、报价、财务的收付。

传统的OA解决了审批等基本协同问题,但未涉及到核心的项目,采购,供应商,预算,财务收支,合同等核心业务管理。因为行业规模,过去鲜有软件厂商针对这个公关活动行业做业务运营解决方案,还是集中在通用OA和专业的工具软件,例:签到、订房、抽奖、调研系统等。但企业的真实需求是存在的,所以很多企业选了自行找技术团队开发或者在OA基础上做深度定制开发。自行开发可以完全满足各类个化需求定制,短期内可以满足企业的需求,但是开发团队是项目制,产品的拓展、可变更、稳定会是企业快速发展及求变中的坑。

公关企业想要持续发展不管是技术还是业务模式的持续创新,前提对内要做到成本的合理控制及效能的提升。那么,通过信息化建设支撑管理成为了公关公司管理运营不可或缺的一环。

抛开行业,企业管理在中国经历了企业资源计划-ERP(大规模集约化生产)时代到流程管理(流程优化效率提升)时代到现在的互联网(信息和业务的协作)时代。对于任何企业的信息化建设来讲,都是个过程,不是一次工程,行业在变,业务在变,组织在变,信息化就要跟着及时调整。管理软件也是工具,核心在于能IT和管理的融合形成1+1>2的效能。

纵观公关行业现状,很多项目做完不挣钱,找不出原因,究竟是报价低了还是成本没控住,该如何提升项目利润率?公司业务类型越来越多,但并不是都能赚钱,不知该如何取舍,财务危机,资金短缺,公司没有合理优化资金计划排期。另外,公司人员流动频繁,导致工作交接经常漏洞百出衔接不畅,人员变动后不能快速接手,员工都在抱怨经常加班工作饱和,但项目进度却进展缓慢。那么,在日常的运营管理过程中有哪些快速有效的方法能提升我们的内部管理效率呢?鱼鹰软件认为:

管理的前提是呈现。

管理者每天花费大量的时间基本都是在做一件事情,就是了解情况,甚至是索取。只有这样才能做出相对准确的决策。然而绝大多数管理者每天还是在“不知道”或者不能快速知道中烦恼。单子来了批不批?不知道,项目变更了毛利率变没变?不知道。这个月公司赚了多少钱?BU赚了多少钱?不知道。预算超没超?不知道。该不该给供应商付款?不知道。不是不能知道,是不能即时的结构化的呈现,这些都会影响决策和决策者的效率。

高效的前提是统一。

统一工作语言。统一客户名称,编号,叫法。统一合同编号,业务不同编号不同。统一动作语言,减少“靠谱”“还行”“挺好”的词汇沟通。统一业务规范。安排一次各业务部门参加的一天的会议,找来一个大白板,从获取商机开始一直到收款结项绩效发放,把业务流程完整的画出来,再来谈如何优化。

统一的前提是机制和架构。

公司要有支撑“统一”的架构和配套的机制支撑,项目型公司最多的管控方式都是大台小团队,行政、人事、财务、采购作为台部门,其他业务人员按项目在这个统一支撑台上自由组建为一个个独立的小团队。

实时的算清楚帐。

公关行业在财务上是大进大出,100万收款,需要花出去80万。毛利率的控制需要非常细,不然一方面保证不了毛利,另一方面现金流压力会更大,更无从谈起资金计划。报价无基准,预算控不住,合同不变更,追加单满天飞,每个项目结束都要采购,运营,项目经理加财务算几天账。所以,实时的清楚项目、部门、产品、供应商的各种收付款计划及报表是所有管理的前提。

在企业不同的发展阶段关注的重心不同。我们把企业发展过程中的管理划分为三个阶段,第一个阶段是创业阶段,管理是靠热情和老板,第二个阶段是发展阶段,管理是靠系统和规则,第三个阶段是规模阶段,管理是靠文化。

当所有业务流程和架构标准后,就需要有工具和系统支撑这些流程高速运转及沉淀。

针对公关行业项目多、周期长,成本核算及成本控制难等行业痛点,鱼鹰软件着力在“控成本、管创意、抓效率”三个方面,结合客户管理、报价管理、合同管理、采购与供应商管理、项目管理、费用管控、运营报表、协同OA等管理模块给出运营管理一体化解决方案,全面帮助广告公关行业客户用信息化手段提升企业内部管控能力。并始终致力于为公关会展企业打造集系统功能、管控实用及行业先进于一体的信息化建设解决方案。

鱼鹰软件是一家专注为国内公关活动、会议会展、广告传媒、整合营销公司提供行业ERP的IT结局方案提供商。目前已经服务包括迪思、HOFO、达毅思创、扬思、蓝色方略、西安德迈、麦迪卫康在内的全国300余家公关行业客户,为客户提供专业项目管理系统。

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